سیستم نوبت دهی تلفنی

یکی از اقداماتی که سازمان ها و مراکزی که دارای تعدد ارباب رجوع می باشند می بایست انجام دهند، بحث مدیریت مراجعین و نوبت دهی به این افراد است. برای این کار راه کار های متفاوتی وجود دارد که یکی از آنها سیستم نوبت دهی تلفنی است. ایجاد نظم در نوبت دهی و رعایت عدالت همیشه مد نظر مراکز بوده و سیستمی کردن این امر باعث سهولت و کاهش خطا در این بخش می شود.

سیستم نوبت دهی تلفنی سبب روان شدن کار شده و سبب کاهش هزینه و تکریم ارباب رجوع می شود. در ادامه امکانات این سیستم و مزایای آن را با هم می بینیم.

روش کار سیستم نوبت دهی تلفنی

روش کار سیستم به این شکل است که ارباب رجوع یا بیمار با مرکز تماس تلفنی بر قرار می سازد. سیستم نوبت دهی تلفنی پاسخ تماس را داده و معرفی کوتاهی از خود مرکز انجام می دهد. نوع و شرح خدمات کلی مرکز در این قسمت بیان می شود. همچنین می توان پیشنهادات ویژه یا اطلاع رسانی کلی مانند تعطیلی و غیره را در اینجا پخش کرد.

امکان نوبت دهی به دو شکل امکان پذیر است. اول اینکه تماس گیرنده افراد را می شناسد و می خواهد شخص خاصی را انتخاب کند. دوم اینکه تفاوتی جود نداشته و با هر یک از پزشکان و کارشناسان ملاقات کند. در صورتی که شخص خاصی مد نظر تماس گیرنده نباشد مستقیم به بخش نوبت دهی وارد می شود. در صورت انتخاب بر اساس افراد، اسمی پزشکان و کارشناسان پخش شده و شخص مورد نظر را انتخاب می کند.

اکنون ساعات و روزهای خالی به اطلاع تماس گیرنده رسیده می شود. تماس گیرنده بر اساس روز و ساعت مورد نظر خود یک مورد را انتخاب می کند. برای امکان پیگیری نوبت توسط بیمار و بیمارستان، جلوگیری از نوبت دهی تکراری و سوابق اطلاعات تماس گیرنده گرفته می شود. مراجع اطلاعاتی مانند کد ملی، شماره بیمه، تلفن همراه و غیره را وارد سامانه می کند.
اکنون نوبت دریافت شده با یک کد پیگیری برای مشتری پخش می شود.

امکانات سیستم نوبت دهی تلفنی

در این سیستم ما دو بخش سیستم تلفنی و بخش مدیریتی را داریم.

امکانات سیستم تلفنی

این سیستم قابلیت های زیادی دارد که قسمت هایی از آن را در ذیل بیان می کنیم.

• پیام خوش آمد گویی و معرفی مرکز
• معرفی سازمان یا بیمارستان و قسمت های مختلف آن
• اعلام لیست پزشکان، کارشناسان، مشاوران و افرادی که ملاقات با آن ها نیاز به دریافت نوبت دارد
• اعلام ساعات و روزهای کاری کارشناسان و پزشکان
• اعلام ساعات خالی برای هر یک از افرادی که قرار است ملاقات شوند
• معرفی کوتاه پزشک و کارشناس
• دریافت اطلاعات تماس گیرنده
• ارایه نوبت و قرار دادن آن در لیست برای مشاهده کارشناسان و پزشکان
• امکان پیگیری نوبت اخذ شده
• امکان لغو نوبت در صورت عدم نیاز
• ارسال پیامک از طریق سیستم در صورت لغو نوبت توسط پزشک و کارشناس

امکانات مدیریتی

• معرفی مرکز و امکانات آن
• معرفی کارشناسان و پزشکان به همراه تخصص آنها
• تعریف روزها و ساعات کاری مرکز
• تعطیلی های رسمی و مرخصی
• تعریف روزها و ساعات کاری هر یک از متخصصین، کارشناسان و پزشکان
• تعریف حداکثر تعداد نوبت قابل ارایه برای هر یک از کارشناسان و اطبا
• اعلام و مشاهده نوبت های دریافتی در طول روز
• مشاهده نوبت های گرفته شده توسط هر یک از متخصصین
• امکان لغو نوبت ها به صورت دستی
• مشاهده گزارش از تعداد نوبت های گرفته شده برای هر یک از متخصصین
• مشاهده سوابق نوبت برای هر یک از بیماران و مراجعین
• تعریف روش نوبت دهی در هر یک از روزها به صورت مستقل
• قرار دادن صداهای ضبط شده برای تمامی موارد به صورت جدا با کیفیت مناسب
• اطلاع رسانی برای موارد مختلف
• جلوگیری از تکرار نوبت و پر کردن ساعات رزرو شده

کاربردهای سیستم نوبت دهی تلفنی

از این سیستم در مکان های مختلفی می توان استفاده کرد. در ذیل چند نمونه را می توانید مشاهده فرمایید.

• بیمارستان ها
• کلینیک ها
• آرایشگاه ها
• بانک ها
• ادارات دولتی
• سازمان های پر مراجع مانند تامین اجتماعی
• شرکت های خصوصی
• مراکز تعمیرات و خدمات پس از فروش

برای اطلاعات بیشتر با تیما شبکه ارایه کننده تجهیزات و خدمات سیستم ویپ تماس حاصل فرمایید. خدمات راه اندازی سیستم ویپ کلیه نیاز های شما در خصوص سیستم های تلفنی را پوشش خواهد داد.